A tu izquierda encontrarás los botones que te llevan a los distintos módulos de la plataforma (Rutas, Seguimiento y Reportes). Cuando ingresas, siempre entrarás automáticamente a Rutas.
Al final del menú a la izquierda en encontrarás herramientas para guiarte: un Tour de Bienvenida, un Vídeo y un Chat de soporte.
Haciendo click en los Ajustes, donde puedes cambiar las configuraciones de tu cuenta, o a tu Perfil, desde donde puedes agregar un método de pago y cambiar tu contraseña.
Para poder crear una ruta, necesitamos tener al menos un vehículo y un usuario conductor, además de otros pequeños ajustes.
Paso 1: Elegir fecha, hora y vehículos.
Ya tienes creado tu vehículo y tu conductor. Ahora, vamos a crear una ruta. Haz click en Rutas y volverá a la vista inicial.
Con el calendario seleccionas la fecha en que ocurrirá la ruta, y bajo el calendario debes indicar el horario en que los vehículos harán las entregas.
Más abajo encontrarás un listado con todos tus vehículos, donde puedes elegir los que utilizarás para esta ruta.
Para subir las direcciones de la ruta, haz click en Siguiente.
Paso 2: Subida de visitas
Para agregar tus visitas, lo ideal es descargar y llenar la planilla de ejemplo de subida masiva de visitas.
También lo puedes descargar haciendo click aquí.
Es muy importante respetar el orden de las columnas y el formato de cada una de las celdas. Los campos más importantes son:
Título: Nombre de la entrega (empresa, persona, etc.)
Dirección: Dirección de entrega. Idealmente usa un formato que Google Maps reconozca fácilmente.
Carga: Debes ingresar cuánta carga se le va a entregar a cada visita.
Hora inicial / hora final: En caso de que una visita tenga una restricción de hora para realizar una entrega, acá puedes ingresar la hora de inicio y fin de esa restricción, por ejemplo, si reciben despachos de 9 a 12 del día.
Tiempo de servicio: Es el tiempo que el vehículo se demorará en cada entrega. Este valor se expresa en minutos (por ejemplo, una hora y media se ingresa como “90”).
Notas: Campo destinado a agregar información relevante para la entrega. Por ejemplo, “Cuidado con el perro”.
Latitud / longitud: En caso de que tengas la georreferencia de tus entregas, puedes agregar dicha información acá.
ID referencia: Campo destinado a agregar el identificador del pedido (N° factura, Orden de Compra, N° de pedido, etc.).
Una vez ingresadas todas tus entregas en la planilla, puedes volver a la plataforma y hacer click en “importar visitas”. Se abrirá un cuadro donde debes buscar el archivo que acabas de crear.
Tambíen puedes agregar manualmente las visitas en el botón “agregar visitas”. La opción manual abrirá un formulario donde puedes llenar todos los campos antes descritos.
Alertas y errores
Al subir un archivo con varias direcciones la plataforma intentará ubicarlas correctamente en el mapa. En caso de que no encuentre alguna dirección puede mostrar Alertas o Errores. Las alertas se ven amarillas o naranjas y los errores se ven rojos. En ambos casos, haciendo click en la visita la plataforma te dirá cual es la alerta o error. Pasando con el mouse sobre la visita en el listado de la izquierda aparecerán tres opciones:
Un lápiz, el cual te permitirá editar la visita y así eliminar la alerta/error.
Una ”X”, la cual omitirá la alerta/error sin borrar la visita.
Un basurero, el cual elimina la visita de la plataforma.
Opciones de optimización
Ahora puedes hacer tus rutas, pero antes de apretar el botón “crear rutas”, si haces click en la flecha que aparece al lado encontrarás opciones de optimización. En este caso verás tres:
Balancear, que tiene como objetivo tratar de igualar la cantidad de visitas que cada vehículo entregará-
Minimizar vehículos, que lo que intentará hacer es usar la menor cantidad de vehículos posible para entregar las visitas de hoy.
Rutas Abiertas, que lo que hará es crear una ruta que no considerará el retorno de los vehículos a la bodega. Puedes seleccionar los que tu quieras!
Resultados de la optimización
Ahora estás viendo las rutas que el sistema creó en base a la información de las visitas y los criterios de optimización que seleccionaste. En el mapa verás un resumen de la información de estas rutas.
A la izquierda encontrarás el detalle por vehículo. Bajo el nombre de cada vehículo encontrarás el resumen de la ruta (duración, cuantas visitas lleva, porcentaje de carga utilizada), y al hacer click en esta barra abrirás el detalle de esa ruta en particular. Notarás que en el mapa ahora sólo ves la ruta que tienes abierta.
Al lado del nombre del vehículo hay un ícono que parece una persona. Si haces click podrás seleccionar el conductor que realizará esa ruta.
En ocasiones, puede que no todos los puntos queden asignados a un vehículo. Si es el caso, verás estos puntos en el listado llamado Visitas fuera de ruta. Para saber por qué quedan fuera puedes leer este artículo.
En ocasiones podrías querer modificar las rutas que el sistema te entregó. Aquí puedes leer más sobre la edición de rutas.
Descarga de archivos
En el botón Exportar se despliega una lista de archivos que puedes descargar. Todos contienen la información de las rutas que acabas de crear.
Finalizar y Confirmar
Sólo nos falta guardar las rutas y enviarlas a los conductores. Para hacer esto, debemos hacer click en Finalizar, lo que abrirá una pantalla donde podrás:
Cambiar el nombre del plan (plan = conjunto de rutas).
Confirmar que los conductores están correctamente asignados.
Enviar las rutas a los conductores haciendo click en el botón Confirmar.
Verás un mensaje confirmado que las rutas fueron correctamente enviadas a los conductores.
Descripción general de App móvil
Primero debes descargar la aplicación desde App Store o Google Play Store buscando “SimpliRoute”. Una vez instalada en los teléfonos de los conductores, deben ingresar con su respectivo nombre de usuario y contraseña.
Una vez logueado, el conductor verá la ruta asignada para el día de hoy, y una vez iniciada su ruta (haciendo click en Iniciar Ruta) podrá interactuar con las visitas. ¡Es muy simple de usar!
Para una guía completa del uso de la app, visita este link.
Descripción general de Seguimiento
Esta es la interfaz de Seguimiento, donde puedes revisar las rutas asignadas para el día de hoy. En la vista Vehículos, puedes ver un detalle de las visitas asignadas a cada conductor y el progreso de cada ruta. Un vehículo está “activo” cuando el conductor ya inició ruta. De lo contrario, aparecerá “inactivo”.
Cuando un vehículo está activo, podrás ver su ubicación GPS en el mapa y el recorrido que hizo durante el día.
En la vista Visitas, puedes ver todas las visita asignadas para el día de hoy y la última posición de cada vehículo. Las visitas que están en color verde son las que tus conductores marcaron como "entregadas", las visitas que están en rojo son las que los conductores marcaron como “no entregadas” y las visitas grises aún no han sido reportadas por los conductores.
Haciendo click en cada visita, ya sea en el listado o en el mapa, podrás ver la información detallada de esa visita.